Hur skall jag budgetera mitt IT-projekt?

Alla vill ha den bästa lösningen, till det lägsta priset. Men i grund och botten finns det alltid en begränsning man måste förhålla sig till: budgeten.

Som projektledare hjälper vi våra kunder att budgetera för projektet tillsammans. Eftersom budget ofta behöver sättas innan projektet drar igång, ser vi en stor nytta med att samarbeta redan i ett tidigt stadie kring budgetering. Här bjuder vi på några värdefulla tips till dig som är beställare.

Var transparent

Håll en öppen kommunikation med alla intressenter för att undvika missförstånd som kan påverka budgeten. Vi vill minska klyftan mellan beställare, ledning och leverantör. Det vi vet är att när alla vill åt samma håll finns det inget "vi och dem". Vi har ett gemensamt mål. Trepartskommunikation leder ofta till onödiga missförstånd och onödig overheadkommunikation. Om ledningen har åsikter - ta med ledningen i projektet!

Design går före budget

Att kosta på sig en designfas innan man budgeterar för resten är en väldigt bra idé. Behandla helt enkelt designen som ett förstadie till projektet som komma skall. Under denna fasen är det viktigt att vara tydlig med designteamet och involvera utvecklare för att diskutera komplexitet innan projektet drar igång. I designfasen definierar man projektets omfattning, det så kallade scopet, tillsammans med teamet. Designen styr hur mycket utveckling som krävs i nästa fas.

1 x design = 3 x utveckling

Vi brukar förklara att det ofta krävs minst tre gånger så mycket tid för utveckling som det gör för design. Det tar längre tid att koda helt enkelt. När en utvecklare ger liv åt design skall både de tekniska aspekterna till i UI (user interface) kopplas till eventuella system, leva upp till olika scenarier för att sedan testas och kvalitetssäkras.

Be om en resursplan

Be oss göra en resursuppskattning. Tillsammans räknar vi noggrant ut de mänskliga resurser som krävs för att genomföra projektet över tid. Om du vill ha en produkt lanserad inom 6 månader - säkra upp teamet fram till dess så hjälper vi till att prioritera det som är viktigast att få med under den tiden.

Sätt tydliga mål

Definiera klara och realistiska mål för projektet för att undvika osäkerhet i budgeten. Sätt ett mål kring en första release tillsammans med teamet. Om vi tror att det tar 3 månader att få upp en MVP (Minimum Viable Product) - budgetera för det baserat på resursplanen.
En digital lösning kommer alltid behöva vidareutvecklas, underhållas och förädlas. Det är upp till dig att sätta delmålen och bestämma när de skall uppnås.

Definiera omfattning

Fastställ och dokumentera projektets omfattning för att undvika så kallad scope creep, vilket kan leda till kostnadsökningar. Detta gör vi i så kallade sprintplaneringar tillsammans. Det som ryms i tidplanen får plats. Allt annat måste prioriteras ner.

Var flexibel

Ha en viss flexibilitet i budgeten för att kunna anpassa dig till förändrade omständigheter och behov.

Identifiera och utvärdera potentiella risker som kan påverka projektets budget, och inkludera en buffert för oförutsedda händelser.

Budgetera för underhåll

Vi brukar säga att en digital produkt aldrig blir klar. Ett digitalt projekt går in i olika faser. När en produkt är lanserad går den kanske in i en lugnare fas, men underhåll, support och drift behövs ta höjd för i budgeten.

Utvärdera och följ upp

Följ upp och utvärdera projektets framsteg och kostnader regelbundet tillsammans med projektledaren.

Genom att noggrant planera och hantera dessa faktorer kan du öka chanserna för att ditt projekt håller sig inom budget och levererar de förväntade resultaten.

Ta hjälp av oss

Vi vet att det som är mest utmanande i projektet i sin helhet ligger på dig. Som beställare är det tufft att argumentera för- och få igenom din budget internt. Vi på Future Memories vill riva barriärerna och vara ditt beställarstöd. Vi förstår dig som produktägare, och hjälper dig att forma projektet utifrån de förutsättningar som finns, gärna i samband med att projektet skall dra igång. Då brukar det bli fantastiska resultat. 🚀